Singen im Chor macht Spaß

Hinweise zur Vereinsverwaltung

Hier finden Sie Tipps die Ihnen für die Vereinsorganisation hilfreich sein können. Die Veröffentlichung erfolgt nach bestem Wissen, aber ohne Gewährleistung und unter Haftungsausschluss. Rechtliche Grundlagen und Auslegungen können sich kurzfristig ändern, weshalb die Aktualität nicht garantiert werden kann.


Zeitnahe Mittelverwendung bei kleinen Vereinen abgeschafft

Die zeitnahe Mittelverwendung gilt nur noch für gemeinnützige Einrichtungen mit jährlichen Einnahmen von mehr als 45.000 Euro. § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO wurde durch das JStG 2020 entsprechend ergänzt. Nach dieser Regelung müssen steuerbegünstigte Körperschaften alle Mittel spätestens bis Ende des übernächsten auf den Zufluss folgenden Kalender- oder Wirtschaftsjahrs für die satzungsmäßigen Zwecke verwenden. Das BMF hat jetzt den Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) geändert und in der neuen Nr. 30 zu § 55 AO mitgeteilt, wie es die Neuerung umsetzt. 

Worauf bezieht sich die 45.000-Euro- Grenze? Die Grenze von 45.000 Euro bezieht sich auf die Gesamteinnahmen. Gesamteinnahmen sind die kumulierten Einnahmen des ideellen Bereichs, des Zweckbetriebs, der Vermögensverwaltung und des steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs.
Das Zuflussprinzip: Wie auch sonst bei der zeitnahen Mittelverwendung gilt das Zuflussprinzip. Es kommt also allein auf den Zeitpunkt an, zu dem Ihr Verein die Mittel einnimmt. Der AEAO verweist auf § 11 EStG. Demnach gelten auch regelmäßig wiederkehrende Einnahmen, die kurze Zeit vor Beginn oder nach Ende des Kalenderjahrs zufließen, zu dem sie wirtschaftlich gehören, als Einnahmen dieses Kalenderjahres. Als „kurze Zeit“ gilt ein Zeitraum von zehn Tagen.
Was zählt alles zu den „Einnahmen“? Nach Auffassung der Finanzverwaltung gehören zu den Einnahmen im Sinne des § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO alle Vermögensmehrungen, die Ihnen zufließen also nicht nur Geldmittel.
Das gilt für Vermögenszuführungen: In die Obergrenze eingerechnet werden also auch solche Einnahmen, die grundsätzlich nicht der zeitnahen Mittelverwendung unterliegen. Das gilt insbesondere für Vermögenszuführungen nach § 62 Abs. 3 AO.
Das gilt für Spenden: Einzurechnen wären demnach auch Sachspenden, weil durch den Eigentumsübergang ein Mittelzufluss erfolgt. Nicht dazu gehören dagegen Aufwandsspenden und andere Erträge, die durch einen Verzicht auf die Begleichung von Forderungen entstehen. Hier wird zwar das Vermögen des Vereins vermehrt (durch Verringerung der Ausgaben). Es fehlt aber am Mittelzufluss. Als Aufwandsspende im engeren Sinn gilt nur der Verzicht auf Aufwandsersatz. Unter Geldspenden ohne Mittelzufluss fällt aber z. B. auch der (teilweise) Verzicht auf die Begleichung gestellter Rechnungen oder fälliger Gehälter. Die neue Regelung des § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO hatte im Gesetzestext die Frage offengelassen, welche Folgen eine Überschreitung der 45.000-Euro- Grenze hat. Ob also die zeitnahe Mittelverwendung dann für alle Mittel gilt oder nur für diejenigen, die im Jahr der Überschreitung zugeflossen sind. Hier hat die Finanzverwaltung eine Klarstellung zugunsten der gemeinnützigen Einrichtungen getroffen: In den Jahren, in denen die Einnahmen unter der 45.000-Euro-Grenze bleiben, ist für sämtliche vorhandene Mittel die Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung ausgesetzt. Wird die Grenze in einem Jahr überschritten, gilt die zeitnahe Mittelverwendung nur für die Zuflüsse dieses Jahres. Die in anderen Jahren angesammelten Mittel müssen weiterhin nicht zeitnah verwendet werden.
Die praktischen Folgen für Ihre Rechnungslegung: Da es bei der Frage, ob die 45.000- Euro-Grenze überschritten wurde, auf die Einnahmen ankommt, kann die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zugrunde gelegt werden. Hier decken sich die ausgewiesenen Erträge weitgehend mit den tatsächlichen Mittelzuflüssen.Da in der EÜR auch Sach- und Aufwandsspenden ausgewiesen werden, soweit eine Zuwendungsbetätigung ausgestellt wurde, muss der Überschuss in der EÜR nur um den Betrag der Aufwandsspenden und ähnlicher Erträge korrigiert werden, um zu den insgesamt zugeflossenen Mitteln des Jahres zu kommen.

PRAXISTIPP | Ihr Verein sollte deswegen Aufwandsspenden und Geldspenden, die durch einen Verzicht auf die Begleichung von Zahlungsansprüchen entstanden sind, in der Buchhaltung getrennt erfassen.
FAZIT | Mit der neuen Freigrenze will der Gesetzgeber kleinere Vereine von unnötiger Bürokratie entlasten. In der Praxis wird die Neuregelung keine große Entlastung bringen, weil gerade Einrichtungen mit so kleinem Gesamtbudget wenig Möglichkeiten haben, Rücklagen zu bilden. In den meisten Fällen prüft das Finanzamt die zeitnahe Mittelverwendung hier ohnehin nicht. Zumindest dann nicht, wenn nicht über Jahre hinweg nennenswerte Überschüsse erzielt werden.

Quelle: BadenVokal 3/2022 RKPN.de-Rechtsanwaltskanzlei


Organisation im Verein und Vorstand: Engagierte gewinnen und erfolgreich zusammenarbeiten

In Vereinen fallen in den verschiedenen Funktionen und Ämtern vielfältige Aufgaben an. Dies können sowohl regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten im täglichen Vereinsgeschäft als auch strategische beziehungsweise projektbezogene einmalige Aufgaben sein, die hin und wieder ausgeführt werden müssen. Häufig ist es leider so, dass viele Aufgaben durch einige wenige AmtsträgerInnen erledigt werden. Vielen ist dabei gar nicht genau bewusst, was sie alles an über die Jahre angesammelten Aufgabenbereichen übernehmen, was zu Stress und Frustration führen kann. Sich klar zu machen, welche Aufgaben in welchem Turnus im Verein anfallen, und ein klar umrissenes Bild zu bekommen, was letztlich auf wie viele Schultern verteilt werden muss, ist wichtig. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben so sortieren, dass sie überschaubar sind und nicht beängstigend wirken. Vor allem konkrete Stellenbeschreibungen verbinden Ämter und Engagierte. Sie sind die Grundlage, um passende MitstreiterInnen zu finden und schaffen die Voraussetzungen für eine verantwortungsbewusste Amtsführung.

1. Aufgaben im Verein

Checklisten sind ein gutes Mittel, die Arbeit und Aufgaben im Vorstand zu strukturieren. Wenn im Verein gerade keine Zeit für eine eigene Sammlung der anfallenden Aufgaben vorhanden ist, bietet die folgende Auflistung einen ersten Überblick über die wichtigsten Bereiche.

A) Geschäftsführung & Steuerung
Hierzu gehören können unter anderem: Mitgliederverwaltung, Versicherungen, Projektentwicklung und Strategieplanung, Verträge, Personalführung, Mitgliederwerbung …

B) Gesetzliche Vertretung & gesellschaftliche Vertretung
Neuanmeldungen von Vorstandsmitgliedern, gesetzliche Vertretung und Vertretung des Vereins bei offiziellen Anlässen, Einberufung der Mitgliederversammlung …

C) Finanzen
Kontoführung, Vereinsbeiträge, Drittmittel, Steuererklärung, Kassenprüfung, Mahnwesen, Zuschüsse, Spendenbescheinigungen, Haushaltsplan, Inventur …

D) Musikalischer Betrieb
GEMA-Meldungen, Programmplanung, Raumbuchung, Notenerwerb, Verantwortung für Konzertoutfits, Aufbau/Abbau bei Veranstaltungen, Konzertmoderation …

E) Organisation
Pressearbeit, Websitepflege, Erstellen von Werbemitteln und Newslettern sowie Informationsmailings, Betreuung der Social-Media-Portale, Kontaktpflege, Notenverwaltung, Ehrungen, Planung von HelferInneneinsätzen, Organisation und Bewirtung bei Festen, Betreuung Vereinsarchiv …

F) Gremienarbeit
Vorbereitung und Leitung von Vorstandssitzungen, Protokolle, Einladung zu Vorstandssitzungen …

2. Stellenbeschreibungen

Als hilfreiches Instrument zur internen Strukturierung und Organisation der Vereinsarbeit, aber auch hinsichtlich der Transparenz zur Findung neuer ehrenamtlich Engagierter, hat sich die Einführung von Stellenbeschreibungen in Vereinen bewährt. Hierdurch wird klar erkennbar, wer was zu erledigen hat und mit wem wie kommuniziert werden muss, damit alles reibungslos läuft. Gerade dann, wenn es darum geht, eine NachfolgerIn für ein Amt oder eine Position zu gewinnen, wollen potenzielle KandidatInnen heutzutage genau wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind, welche Schnittstellen es gibt, welcher zeitliche Aufwand mit der Stelle verbunden ist, wer die Stellvertretung ist, beziehungsweise wer eine Hilfestellung leisten kann und welche Verantwortung damit verbunden ist. Gleichzeitig steht in der Stellenbeschreibung auch, welche Anforderungen an die Person gestellt werden. Die erste Ausarbeitung und Formulierung von Stellenbeschreibungen im Verein ist ein umfangreiches, aber durchaus gewinnbringendes Vorhaben. Es bedarf der Mit- und Zuarbeit vieler Engagierter im Verein, denn wer kennt die Aufgaben besser als diejenigen, die sie ausführen?

3. Vorstandsformen

Abschließend sollen hier einige typische Vorstandsformen vorgestellt werden. Dies dient quasi als Ideenbörse für die Bildung einer neuen Vorstandsstruktur. Ausgangspunkt für die Entscheidung, wie der Vorstand aufgebaut ist, sollte immer die Analyse der Aufgaben sein. Denn die Form des Vorstandes dient dazu, diese Aufgaben zuverlässig zu verrichten. Mit dem Begriff «Vorstand» ist in der Regel das vollständige Führungsgremium des Vereins gemeint. Die Einzelperson an der Spitze ist der oder die Vorsitzende. Im allgemeinen Sprachgebrauch sind unterschiedliche Zuordnungen geläufig. Innerhalb des Vorstandes sind zunächst zwei grundlegende Ebenen zu unterscheiden, die durch das Vereinsrecht (insbesondere Bürgerliches Gesetzbuch) vorgegeben sind. Es gibt Vorstandsmitglieder mit oder ohne Außenvertretungsberechtigung nach § 26 BGB. Dies ist auch in der Satzung zwingend festzulegen.

A) 1-Personen-Vorstand
Der Verein (oftmals ein Chor) wird von einer einzigen Person (nicht selten dem Chorleiter oder der Gründungs-Chorleiterin) geführt. Diese oder dieser vereint alle Ämter, übernimmt aber nicht zwangsläufig alle Aufgaben selbst.

B) Vorstandsteam
Mehrere Personen bilden gemeinsam und gleichberechtigt den vertretungsberechtigten Vorstand. Häufig sind die einzelnen Vorsitzenden nur gemeinsam vertretungsberechtigt. Innerhalb des Teams werden die Aufgaben je nach Fähigkeiten und Interessen verteilt. Zuweilen vertreten die einzelnen Vorstandsmitglieder auch unterschiedliche Ensembles oder Abteilungen im Verein (Männerchor, Frauenchor, Jugendchor et cetera).

C) Geschäftsführender Vorstand – Vorstand
Ein kleines Team führt die Geschäfte des Vereins, ein erweiterter Vorstand ist für Grundsatzfragen, strategische Planung und Beratung zuständig. Im Gegensatz zum Modell «Vorstandsteam» bestehen innerhalb des geschäftsführenden Vorstands Hierarchien (zum Beispiel Erste Vorsitzende, stellvertretender Vorsitzender und SchatzmeisterIn).

D) Fachbereiche
Unterhalb der oder dem Vorsitzenden gliedert sich der Vorstand in thematisch abgegrenzte Fachbereiche. Diese sind ihrerseits ein Team, in der Regel durch einen oder eine FachbereichsleiterIn geführt.

T E XT N A C H W E I S:
Die vollständige Handreichung «Organisation im Vorstand» ist erschienen beim Schwäbischen Chorverband e. V. und abrufbar unter:
www.s-chorverband.de/downloads/

Autoren: Roman Kotschi, Johannes Pfeffer Redaktion/Layout: Isabelle Arnold, ProStimme Medien- und DienstleistungsGmbH
www.pro-stimme.de

Quelle: Chorzeit Nr. 87 (November 2021)

Gesetzliche Haftungsbeschränkung angepasst

Tipps für den Vorstand:
Seit 2013 ist in § 31a des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt, dass Mitglieder der Vereins- beziehungsweise Verbandsorgane dem Verein oder Verband gegenüber nur dann schadensersatzpflichtig sind, wenn die Schädigung grob fahrlässig oder gar vorsätzlich geschah. „Organmitglieder" sind alle Personen, die aufgrund der Satzung in ein von ihr vorgesehenes Amt gewählt worden sind. Damit sind also nicht nur der vertretungsberechtigte Vorstand, sondern auch die nicht vertretungsberechtigten Mitglieder des Vorstands (oft Gesamtvorstand oder erweiterter Vorstand genannt) umfasst. Sofern die Satzung andere Gremien vorsieht (Beiräte, Ausschüsse, Arbeitskreise), auch deren Mitglieder. § 31a BGB schützt aber auch die „besonderen Vertreter" im Sinne des § 30 BGB. Eine dieser Haftungsbeschränkung entsprechende Regelung enthält § 31b BGB für Mitglieder des Vereins, die für den Verein oder Verband tätig sind. Gesetzliche Haftungsbeschränkung angepasst.
In beiden Fällen war Voraussetzung für die Haftungsbeschränkung, dass diese Personen für ihre Tätigkeit – wenn überhaupt – für die mit ihrem Vorstandsamt verbundene Arbeitszeit und -kraft nicht mehr als 720 Euro im Jahr erhalten durfte. Diese Vergütungsgrenze wurde mit Blick auf § 3 Nr. 26a des Einkommenssteuergesetzes (EStG) eingeführt. Mitglieder von Vereins- und Stiftungsorganen sowie Vereinsmitglieder sollten nicht auf die Haftungsprivilegien nach den §§ 31a und 31b verzichten müssen, weil ihnen für ihre Tätigkeit für den Verein oder die Stiftung eine geringfügige jährliche Vergütung gewährt wird, die nach § 3 Nr. 26a EStG steuerfrei ist (BT-Drs. 19/27274, S. 128). Trotzdem gilt die Haftungsbeschränkung in § 31a BGB und § 31b BGB unabhängig davon, ob der jeweilige Verein oder Verband wegen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke steuerbegünstigt ist. Nach § 3 Nr. 26a EStG sind Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten im Dienst oder Auftrag eines wegen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke steuerbegünstigten Vereins steuerfrei, unabhängig von der konkreten Art der Tätigkeit. Dieser Betrag war bisher auf 720,00 EUR im Jahr begrenzt. Mit dem am 29.12.2020 in Kraft getretenen Jahressteuergesetz 2020 hat der Gesetzgeber mit Wirkung ab 01.01.2021 die sogenannte "Ehrenamtspauschale" des § 3 Nr. 26a EStG auf 840,00 EUR im Jahr erhöht. Die Beträge in den § 31a BGB und § 31b BGB wurden jedoch nicht angepasst. Daher war es seit dem 01.01.2021 möglich, dass ein Verein zum Beispiel an seine Vorstandsmitglieder – sofern die Satzung dies zulässt – nunmehr für die Vorstandstätigkeit ein steuerfreies Entgelt in Höhe von 840 Euro im Jahr zahlt, die Vorstandsmitglieder dadurch aber ihre Haftungsprivilegierung aus § 31a BGB verloren.
Das hat der Gesetzgeber nun korrigiert.
Mit dem 7. Gesetz zur Änderung von Verbrauchsteuergesetzen hat der Gesetzgeber § 31a BGB und § 31b BGB dahingehend geändert, dass die dortigen Entgeltgrenzen auf 840 Euro erhöht wurden. Damit wurde die Haftungsregelung im Vereinsrecht an die Steuerbegünstigung der Tätigkeit betragsmäßig angepasst.

Der Autor: Rechtsanwalt Patrick R. Nessler ist Inhaber der RKPN.de-Rechtsanwaltskanzlei Patrick R. Nessler, St. Ingbert. Er ist tätig auf den Gebieten des Vereins-, Verbands- und Gemeinnützigkeitsrechts, des Datenschutzrechts für Vereine und Verbände, sowie des Kleingartenrechts. Patrick R. Nessler Kastanienweg 15; 66386 St. Ingbert Tel.: 06894 9969237 Mail: Post@RKPN.de Internet: www.RKPN.de 

Quelle: BadenVokal 11/2021

Neues vom Transparenzregister

Seit dem 1. August gelten für gemeinnützige Vereine neue, vereinfachte Regelungen für das Transparenzregister. Wir hatten Sie bereits im Juni 2021 informiert. Nachfolgend ein paar konkretere Informationen als Nachtrag hierzu: 

• Eingetragene gemeinnützige Vereine werden ab sofort automatisch in das Transparenzregister aufgenommen und müssen sich nicht mehr eigenständig bei diesem registrieren. Die Daten des Vereins werden dazu aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister übernommen. Voraussetzung ist, dass die Einträge im Vereinsregister aktuell gehalten werden, also Änderungen von Vorständen, Wohnorten und ähnliches vermerkt werden. Achtung: Es drohen Bußgelder, wenn die Daten im Vereinsregister sich als nicht aktuell herausstellen. Ausnahmen gelten für Vorstände mit einer anderen als der deutschen beziehungsweise einer doppelten Staatsbürgerschaft oder mit Wohnsitz im Ausland. Diese Informationen müssen weiterhin auch dem Transparenzregister gemeldet werden.
• Außerdem wird die Antragsstellung zur Gebührenbefreiung vereinfacht. Um die jährliche Gebühr in Höhe von 4,80 Euro nicht zahlen zu müssen, reicht zukünftig ein einmaliger Antrag für die Jahre 2021 bis 2024 aus. Allen eingetragenen Vereinen wird dafür in den nächsten Monaten postalisch vom Bundesanzeiger-Verlag ein entsprechendes Formular zugeschickt. Dieses wird zu einem späteren Zeitpunkt vom Bundesanzeiger-Verlag außerdem zum Download auf www. transparenzregister.de bereitstehen. Noch bis 30. Juni 2022 ist es damit möglich, die Gebührenbefreiung für den Zeitraum einschließlich 2021 zu beantragen – ganz ohne Einsendung von Nachweisen. Vereinen, die bereits eine Befreiung für 2021 beantragt haben, wird empfohlen, das neue Formular noch einmal auszufüllen. Wer noch auf Bestätigung für seinen Antrag für das Jahr 2020 wartet, wird diese dann ebenfalls noch erhalten. Der Bund arbeitet daran, bis zum Jahr 2025 ein Gemeinnützigkeitsregister aufzubauen, das einen automatischen Abgleich mit dem Transparenzregister und eine automatische Gebührenbefreiung ermöglicht.
Weitere Informationen und kostenfreie Webinare zum Thema auf www.transparenzregister.de 

Quelle: BadenVokal 11/2021

Erfolg: Transparenzregister-Regelungen werden künftig einfacher

Der Deutsche Bundestag hat in seiner Sitzung am 10. Juni 2021 beschlossen, das umstrittene Transparenzregister anzupassen und die seit 2017 bestehende Beitragspflicht für die Verwaltung des Transparenzregisters zu verändern. Als Vertreter tausender gemeinnütziger Musikvereine hatten sich der Bundesmusikverband (BMCO), die Bundesvereinigung Deutscher Musikverbände (BDMV) und der Deutsche Chorverband (DCV) maßgeblich mit für eine Vereinfachung der bürokratischen Regelungen im Kontext des Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetzes Geldwäsche (TraFinG) eingesetzt. Zentrales Anliegen des Protests war, eine automatische Eintragung in das Transparenzregister und eine vereinfachte Gebührenbefreiung für die vielen gemeinnützigen Vereine im Bereich der Amateurmusik zu erwirken. Zwar wird die rückwirkende Zahlungsaufforderung nicht gestoppt, für eine Übergangszeit bis 2023 soll es nun aber eine erleichterte Befreiung von der Zahlungspflicht geben und ab dem Jahr 2024 ein Antrag für die Gebührenbefreiung nicht mehr notwendig sein. Konkret heißt das: Für das Jahr 2024 ist die Umsetzung eines «Zuwendungsempfängerregisters» geplant, welches die steuerbefreiten Vereinigungen auflisten soll. Ziel ist eine Verknüpfung von Registern und Finanzämtern. Der Freistellungsbescheid soll hier automatisch hinterlegt werden. Vereine werden dann automatisch ins Transparenzregister aufgenommen und müssen nur die sich ergebenden Änderungen kommunizieren. Außerdem trägt der Bund die Registergebühren für befreite gemeinnützige Vereine. Für die Zeit bis zur Umsetzung eines Registers für Zuwendungsempfänger konnten folgende Erleichterungen erzielt werden: Es muss pro Verein noch eine einmalige Antragstellung auf Befreiung der Gebühren bis zum Jahr 2024 erfolgen, wobei es sich hier um eine vereinfachte Art der Antragsstellung handeln soll: Die Vereine werden vom Bundesanzeiger Verlag angeschrieben und um Bestätigung der Gemeinnützigkeit gebeten, eine Übersendung von Nachweisen entfällt.

www.deutscher-chorverband.de/service/
hilfe-aus-dem-verbandskasten/transparenzregister

Quelle: Chorzeit Nr. 84 Juli/Aug. 2021

Landesregierung entlastet Vereine und Ehrenamt

Die Landesregierung Baden-Württemberg hat am  17. November 2020, ein Entlastungspaket mit 13 konkreten Projekten für weniger Bürokratie bei Vereinen und Ehrenamt verabschiedet. Hierzu sollen die 13 Projekte beitragen: Mit konkreten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern bei Kommunen und Fachbehörden sollen kurze Wege gewährleistet werden. Reduzierte Statistikpflichten und steuerliche Erleichterungen sollen die Schreibarbeit reduzieren. Anträge bei Förderprogrammen sollen mit der Vereinsbuchhaltung kompatibel werden und Übertragungsarbeit sparen. Online-Verfahren bei der Registeranmeldung sollen künftig Präsenztermine und Wege entfallen lassen.

Den umfangreichen Leitfaden finden Sie hier im PDF.

Quelle:
Landesregierung BW 18.11.2020